Maximus SPED Fiscal e PIS Cofins

Todo empresário sabe a importância de algumas formalidades em sua empresa especialmente na contabilidade. Falaremos aqui sobre o SPED(Sistema Público de Escrituração Digital).

É Importante saber o que é o SPED e como ele vai impactar a contabilidade da sua empresa, assim como o volume de impostos recolhidos. Neste caso, quem sabe mais paga menos imposto, deixar apena nas mãos do seu contador (que trata de dezenas de empresa ao mesmo tempo) pode resultar apenas em pagar mais impostos.

O SPED é a transformação de tudo o que é escrituração (documentos contábeis que toda empresa tem que entregar) em arquivo digital, indo de camada em camada, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.

O SPED é dividido em duas variações: SPED Fiscal e SPED Contribuições

Como funciona

Gera os arquivos para fins fiscais

  • Vinculo com o banco de dados do ERP;
  • Configuração do tipo de perfil a ser gerado;
  • Configuração de versão a ser gerada;
  • A geração dos arquivos segue o leiaute vigente do SPED.
  • Gera arquivo original e substituto;
  • Validação prévia de registros, exibindo quantitativo de erros e advertências;
  • Geração do registro de inventário dentro do SPED Fiscal;
  • Substitui a escrituração e impressão dos livros fiscais.
  • ECD – Escrituração Contábil Digital ( SPED Contábil )

Estrutura de funcionamento do SPED Fiscal

Os blocos que compõe a efd-contribuições

  • Bloco
    Descrição
  • 0
    Abertura, Identificação e Referências
  • A
    Documentos Fiscais – Serviços (ISS)
  • C
    Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI)
  • D
    Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS)
  • F
    Demais Documentos e Operações
  • I
    Operações das Instituições Financeiras e Assemelhadas, Seguradoras, Entidades de Previdência Privada e Operadoras de Planos de Assistência à Saúde (*)
  • M
    Apuração da Contribuição e Crédito de PIS/PASEP e da COFINS
  • P
    Apuração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta
  • 1
    Complemento da Escrituração – Controle de Saldos de Créditos e de Retenções, Operações Extemporâneas e Outras Informações
  • 9
    Controle e Encerramento do Arquivo Digital

Uma vez elaborado o arquivo, este deve ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA EFD-Contribuições) fornecido na página do Sped e da RFB.

Geração e validação de arquivos gerados

A responsabilidade pela geração do arquivo é do contribuinte. Para fazer isso, ele deverá extrair as informações a partir de seu sistema de gestão e depois submetê-las (normalmente usando um arquivo em formato TXT) a um processo de importação e validação para o PVA (Programa Validador e Assinador), que é um programa fornecido pela Receita Federal. Entretanto, antes de baixá-lo é preciso instalar a máquina virtual do Java, para que ele possa ser executado.

Para importar basta executar o PVA, clicar no menu “Escrituração Fiscal”, apertar a opção “Nova”, no submenu escolher o item “Importar” e na próxima tela deve ser selecionado o arquivo com os dados da escrituração. Como algumas empresas não dispõem de sistemas internos e precisam fazer a declaração, é possível também incluí-la manualmente no PVA, embora esse seja um processo pouco recomendado e bastante demorado.

O mesmo vale para o SPED Contribuições.

Dicas Importantes

Conheça o regimento

Julgo ser este o primeiro passo para entrar no assunto. É necessário saber do que estamos tratando, o que diz a lei, como o fisco chegou a esta lei, quais os objetivos, quais os pontos principais, onde o fisco quer chegar, onde sua empresa quer chegar.

Essa primeira etapa deve ser cumprida por todos os participantes envolvidos no projeto e se possível, por todos os colaboradores afim de que tenham noção e saibam o por que das mudanças que deverão ocorrer. Este conhecimento pode ser buscado de diversas formas e em diversas fontes tais como cursos, livros, palestras, matérias, blog, site da Receita Federal, etc.

Há que se ter a devida atenção ao fato de que uma, ou algumas pessoas deverão ir além da etapa de apenas conhecer a legislação mas deverão acompanhá-la, interpretá-la e difundi-la na empresa de modo a que os efeitos das constantes mudanças sejam refletidos na rotina da empresa mesmo depois de implantado o projeto. A mudança na legislação é constante e cada mudança pode trazer uma série de efeitos depois de já implantado o projeto na empresa.

Acompanhamento da legislação passa a ser uma importante rotina dentro do Sped.

Esteja atento a mudança

A tendência mais forte em todos os contadores,empresários, trabalhadores é olhar com desconfiança para toda iniciativa de mudança vinda do fisco. E isto não é de todo sem fundamento já que nossa experiência mostra que cada vez que o governo mexe em algo é quase sempre para aumentar a carga tributária ou criar novas tarefas.

Minha dica, no entanto, vem no sentido contrário de buscar nestas mudanças, que não serão pequenas, a oportunidade de melhorar e aperfeiçoar os processos internos dentro da empresa.

Já que será inevitável reavaliar, incrementar a maneira como diversas atividades são realizadas façamos deste momento a chance de passar a realizar os trabalhos com maior eficiência, maior profissionalismo, automatizando o que for possível, eliminando vícios e ações incompletas, ou seja, ações “quebra galho”.

É possível vislumbrar no projeto alguns ganhos em relação à diminuição da quantidade de papéis referentes às notas e livros fiscais, a diminuição na necessidade de espaço para armazenamento de documentos, a automatização de diversos processos através da importação de arquivos das notas fiscais emitidas e recebidas, incremento no contato com clientes e fornecedores na medida em que as informações possam fluir com maior velocidade e maior confiabilidade através dos meios eletrônicos, é o chamado comércio B2B (Business to Business) com a troca eletrônica de arquivos.

Acredita-se ainda que haverá um aumento da competitividade pela diminuição da sonegação dos impostos.

Antecipe-se

Como é possível perceber pelos itens precedentes a implantação do projeto é tarefa de médio e longo prazo pelo fato de influir e exigir providências em diversos setores da empresa. Desse modo há que se ter a atenção na observância dos prazos obrigatórios para o cumprimento das exigências legais buscando assim livrar a empresa da exposição a riscos, os quais podem ser traduzidos tanto em riscos fiscais por conta das multas e demais penalidades, como também os riscos comerciais representados por uma impossibilidade na emissão de notas fiscais.

A ordem é: Começar a tratar do assunto o quanto antes!

Maior participação da alta direção

Como foi possível percebermos, o alcance dos efeitos do projeto Sped vai muito além dos departamentos fiscal e contábil como é comum acontecer nas diversas alterações legais que o fisco promove frequentemente.

Neste caso quase toda a empresa será atingida e aquela pessoa ou aquela equipe que ficou responsável pela implantação do projeto necessita contar com todo apoio da alta direção da empresa comprometendo-se também com o sucesso da empreitada.

Sem este respaldo torna-se muito mais complicado contar com a colaboração de todos os departamentos na busca do objetivo comum.